文件是国家党政机关指导工作、部署任务的一种重要手段和形式，它具有很强的时效性和政策性。安监部门也经常下达文件，指导安全生产工作，现就如何传阅、办理文件，发挥文件应有的效能，谈几点体会。

　　 一、登记要清楚

　　 要做好文件登记工作。会计再忙要先记帐，文件管理工作也一样，不管工作多忙，对来文先要认真登记，发文机关、收文机关、文件标题、成文日期都要登记清楚。要注意密级文件和一般文件分开登记。

　　 二、传阅要及时

　　 1、填写阅文签，经办公室主任或者有关人员批注拟办意见后，送主要领导阅示。2、根据主要领导批示，组织传阅。3、一般按照机关领导排列顺序传阅，特殊情况下遇有紧急事项可先送该事项主办领导或者主办科室阅。4、文件的传阅由文件管理人员直接送阅，一般不横传。密级文件应放在单独的文件夹里，以便与普通文件相区别。

　　 三、催办要认真

　　 1、送给领导同志的文件要随时了解领导阅文情况，及时收回，特别是密级文件必须当天收回，随时入柜加锁，不能在外过夜。2、需要科室办理的文件要及时通知科室负责人阅知，或者复印送有关科室。3、领导、科室阅过的文件要签名并注明阅文时间，科室取走的文件要履行签字手续。4、对有时间要求的文件要注意提醒领导和科室，在规定的时间内完成相关工作。

　　 四、归档要完整

　　 1、对传阅完毕、办理完毕的文件要及时收集归档。2、要及时核对，定期清点，做到当日文件当日清点，防止时间久了不知文件的去向。3、对密级文件要按时上交或销毁，销毁的文件要履行两人签字手续。

　　 五、其他要注意

　　 1、要对所有文件进行浏览，掌握文件的大体内容。2、文件管理人员要对拟办意见提出建议，以便使文件得到更好的处理。3、对与本部门业务关系密切的文件要重点关注，最好是专门设一个本摘记要点，以便供领导查阅。4、对其他部门的文件，要关注文件特点，掌握时段性。比如，年初，有关各部门工作要点的文件，必要时收集在一起，供领导翻阅。5、要做有心人，看文件、记文件、领会文件、使用文件。对文件的内容、重点、去向，上报的时间等，做到一清二楚，心中有数。6、通过管理文件，了解安全生产工作的方针政策、阶段任务和工作重点，学习相关的业务知识，提高个人的业务水平。

　　（作者单位：山东省泰安市安监局）

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